Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty có thể phát sinh nhu cầu thay đổi trụ sở chính của công ty khác tỉnh thành, Câu hỏi đặt ra là thủ tục gồm những gì? những cơ quan nào liên quan?…
Để giải quyết câu hỏi trên công ty Tư vấn Blue Kiên Giang xin được tư vấn như sau:
Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác tỉnh/thành công ty bạn sẽ phải làm việc với chi cục thuế và Sở kế hoạch đầu tư
1. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác tỉnh/thành làm Với Sở kế hoạch và đầu tư:
Căn cứ vào điều 40 Nghị định 78/2015/NĐ-CP Về đăng ký doanh nghiệp có quy định đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác tỉnh/thành làm Với Sở kế hoạch và đầu tư bao gồm:
- Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính;
- Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;
- Danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài; danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
- Bản sao hợp lệ biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh về việc thay đổi trụ sở chính;
- Quyết định của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên,i công ty hợp danh, của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính;
- Biên bản xác nhận không nợ thuế của chi cục thuế quản lý doanh nghiệp trước khi chuyển trụ sở;
- Giấy tờ nộp kèm: bản chứng thực đăng ký doanh nghiệp, văn bản ủy quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ.
Cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác tỉnh/thành tại sở kế hoạch đầu tư
Phòng đăng ký kinh doanh – sở kế hoạch và đầu tư tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp dự định chuyển điến.
Thời hạn giải quyết hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác tỉnh/thành làm Với tại kế hoạch và đầu tư:
03 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, trường hợp từ chối thì phải ra thông báo, ghi rõ lí do và các yêu cầu cần sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty khác tỉnh/thành làm Với cơ quan thuế
Thủ tục thuế khi chuyển trụ sở công ty là việc quan trọng cần phải làm, đặc biệt là khi chuyển địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế
Trong trường hợp này doanh nghiệp cũng phải làm thủ tục quyết toán thuế khi chuyển địa điểm trụ sở như trường hợp chuyển trụ sở khác quận huyện.
Thủ tục thuế làm tại nơi trụ sở chính trước khi chuyển đi
Doanh nghiệp khi chuyển đi phải nộp hồ sơ khai chuyển địa điểm trụ sở gồm có:
- Thông báo chuyển địa điểm trụ sở.
- Bản gốc giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Thông báo tình trạng kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp theo mẫu 09-MST ban hành theo Thông tư 80/2012/TT-BTC
- Khi nhận được hồ sơ khai chuyển địa điểm của doanh nghiệp thì trong thời hạn 3 ngày làm việc cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đi:
+ Thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký thuế của người nộp thuế.
+ Lập mẫu 09-MST ban hành theo Thông tư 80/2012/TT-BTC về tình hình nộp thuế của người nộp thuế, gửi cho doanh nghiệp và cho cơ quan thuế nơi người nộp thuế chuyển đến.
Thủ tục thuế làm tại nơi trụ sở chính nơi mới chuyển đến
Trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày cấp giấy phép kinh doanh người nộp thuế phải nộp hồ sơ đăng ký thuế gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế, mã số thuế trên tờ khai là mã số thuế đã được cấp trước đó cho doanh nghiệp.
- Bản sao không cần chứng thực của Giấy phép đầu tư, giấy phép kinh doanh.
- Trong thời hạn 3 ngày làm việc cơ quan thuế phải cấp lại giấy chứng nhận đăng ký thuế cho người nộp thuế và giữ nguyên mã số thuế của người nộp thuế.
3. Thủ tục cần làm sau khi chuyển trụ sở công ty khách tỉnh/thành
Khi chuyển trụ sở công ty khác tỉnh thành, địa chỉ công ty có sự thay đổi do đó kéo theo doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:
Làm lại con dấu khi chuyển trụ sở công ty
- Trên con dấu pháp nhân có thông tin đến Quận/huyện, tỉnh/thành quản lý doanh nghiệp do đó khi chuyển trụ sở khác tỉnh doanh nghiệp sẽ phải làm lại con dấu
- Doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu mới
- Sau khi có con dấu mới doanh nghiệp làm hồ sơ thông báo sử dụng con dấu (Liên hệ để nhận được hồ sơ mẫu)
- Sau đó mang tới sở kế hoạch đầu tư quản lý doanh nghiệp hiện tại để nộp hồ sơ thông báo sử dụng con dấu
- Sau 3 ngày (làm việc) doanh nghiệp tới nhận kết quả thông báo sử dụng mẫu con dấu có ghi ngày bắt đầu có hiệu lực của con dấu.
- Sau 5 ngày kể từ ngày nhận thông báo thì con dấu mới có hiệu lực (Ngày có hiệu lực của con dấu có ghi rõ trong tờ thông báo)
Xử lý hóa đơn khi chuyển trụ sở công ty
Hóa đơn GTGT của doanh nghiệp có ghi rõ thông tin chi tiết địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp, tuy nhiên không giống như con dấu
Doanh nghiệp có thể lựa chọn giữ nguyên hóa đơn: Doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến thời điểm chuyển và làm thêm tờ khai chuyển hóa đơn. Sau đó doanh nghiệp khắc thêm con dấu địa chỉ mới đóng vào mỗi tờ hóa đơn cũ kia.
Trường hợp doanh nghiệp hủy hóa đơn cũ và làm hóa đơn mới thì: Doanh nghiệp làm báo cáo hủy hóa đơn. Sau đó tiến hành thủ tục Đề nghị đặt in hóa đơn mới và tiến hành thông báo phát hành hóa đơn như bình thường.
Mọi vấn đề thắc mắc quý công ty hãy liên lạc với công ty Tư vấn Blue Kiên Giang để được tư vấn miễn phí.
