Hóa đơn điện tử đã và đang giải quyết được rất nhiều vấn đề còn tồn đọng của hóa đơn giấy như chi phí, lưu trữ, thời gian,…cho các doanh nghiệp, nhưng chưa hẳn các kế toán, các doanh nghiệp hiểu được cách quản lý hóa đơn điện tử sao cho hiệu quả nhất. Cho nên nội dung bài viết hôm nay Tư vấn Blue Kiên Giang xin được chia sẽ với quý vị về khái niệm hóa đơn điện tử và cách quản lý hóa đơn điện tử như sau.
Hình minh họa
Định nghĩa về hóa đơn điện tử
Theo định nghĩa tại điều 3, thông tư số 32/2011/TT-BTC thì: “Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”. Và có thể hiểu đơn giản hơn, hóa đơn điện tử là loại hóa đơn giống như hóa đơn tự in/đặt in (hóa đơn giấy) như chúng ta thường sử dụng. Nhưng nó được tạo, lập bằng website hoặc phần mềm xuất hóa đơn điện tử được “sản xuất” bởi các nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Và các nhà cung cấp này phải được Bộ Tài Chính cấp phép.
Nội dung trên hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể tự thiết kế, khởi tạo và đăng ký mẫu hóa đơn điện tử của riêng mình. Tuy nhiên đa phần chúng đều phải có những nội dung cơ bản sau:
- Tên hóa, ký hiệu và số thứ tự hóa đơn.
- Ký hiệu, số thứ tự hóa đơn và ký hiệu được trình bày theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp và khách hàng
- Tên mặt hàng, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá bằng số và bằng chữ.
- Giá trị sau thuế giá trị gia tăng viết bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử hợp lệ của doanh nghiệp và khách hàng.
- Ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
Lợi ích khi quản lý hóa đơn điện tử
Quản lý hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích khác nhau.
Hóa đơn điện tử giúp nhập và xử lý mọi thông tin nhanh chóng và tiện lợi. Nếu gặp phải những sai sót trên giấy tờ, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng sửa chữa. Hóa đơn điện tử ít rườm rà, phức tạp hơn hóa đơn giấy truyền thống. Từ đó, công việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Xây dựng một quy trình quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Có thể làm nhiều việc khác thay vì chăm chú ghi chép, lưu giữ hóa đơn giấy. Chỉ bằng một vài thao tác nhỏ trên máy tính, hóa đơn sẽ được lưu trữ một cách khoa học và dễ dàng để truy xuất khi cần.
Trình quản lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm. Như đã nói phía trên, chỉ cần điền một số thông tin về ngày tháng, danh mục,… là nhân viên hành chính đã ngay lập tức đã có thể tìm thấy hóa đơn cần thiết. Hơn nữa, những phần mềm quản lý này còn ngăn chặn tình trạng thất lạ, mất mát giấy tờ quan trọng.
Cách quản lý hóa đơn điện tử
Việc quản lý hóa đơn điện tử thực ra không hề khó. Làm thế nào để sắp xếp chúng một cách khoa học và hiệu quả? Hãy áp dụng những mẹo nhỏ sau để công việc hành chính – văn phòng trở nên nhẹ nhàng hơn:
Hãy lưu hóa đơn thành từng mục nhỏ với tên gọi riêng biệt để dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra lại và tránh nhầm lẫn. Đây là cách đơn giản nhất để tránh thất lạc hóa đơn, file lưu quan trọng. Nếu bạn muốn lưu trữ an toàn hơn cũng như tiện cho việc theo dõi thông tin cần thiết, hãy lưu nó vào công cụ Google Driver.
Đồng thời, bạn nên tạo một bản sao của mỗi tập tin hóa đơn điện tử. Khi xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng thì hãy nên gửi bản sao. Hãy giữ lại bản gốc để có thể đối chiếu và lưu trữ.
Khi lưu hóa đơn, tập tin nên được đặt theo mẫu “Ngày xuất – Tên khách hàng – Danh mục”. Đặt tên file khoa học và chi tiết sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Đồng thời khi kê khai, làm sổ sách, phòng kế toán cũng dễ dàng làm việc hơn.
Phần mềm hóa đơn điện tử có thể được đồng bộ hóa vào nhiều máy tính. Theo đó, mọi nhân viên từ phòng kế toán, hành chính, cho đến giám đốc, quản lý,… có thể truy cập vào máy tính để xử lý thông tin hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng.
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực
Tra cứu hóa đơn điện tử có mã xác thực giúp việc truy xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn. Theo đó, bạn có thể tiến hành hoạt động này lần lượt theo 3 bước dưới đây:
Bước 1: Truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế.
Bước 2: Nhập một số thông tin như: mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực,…
Bước 3: Ấn “Tra cứu”
Trên đây là khái niệm và tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn điện tử Tư vấn Blue Kiên Giang chia sẻ đến quý vị. Hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ và truy xuất hóa đơn hiệu quả hơn. Mọi thông tin liên quan quý vị hãy liên hệ với Tư vấn Blue để được hướng dẫn thêm.
