Các vấn đề về kê khai hóa đơn điện tử là nội dung mà nhiều doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử còn bỡ ngỡ. Có thể còn gặp một số sai sót, nên để tránh những trường hợp đó xảy ra, bài viết hôm nay Tư vấn Blue Kiên Giang xin phép được gửi đến quý vị những điều cần biết khi kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử như sau.
Hình minh họa
1. Kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử khác gì so với hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp sẽ có hình thức hóa đơn có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật và là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.
Việc kê khai thuế được thực hiện giống như các loại hình hóa đơn trước đây. Điểm khác với cách kê khai thuế hóa đơn điện tử với hóa đơn giấy ở chỗ doanh nghiệp bạn sẽ không bắt buộc kê khai hóa đơn điện tử bán ra, mà chỉ cần kê khai đầy đủ hóa đơn mà doanh nghiệp mua vào. Đặc biệt kê khai thuế với hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể kê khai hóa đơn một cách nhanh chóng, không cần đến các cơ quan thuế hay mất nhiều thời gian cho các thủ tục hành chính kê khai.
Kê khai hóa đơn điện doanh nghiệp thực hiện kê khai hóa đơn thu mua theo đúng danh mục thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng rồi gửi cho cơ quan thuế nhanh chóng quá đường điện tử.
Việc kê khai thực hiện theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Trường hợp doanh nghiệp có phát hiện một số sai sót trong bản kê khai. Khi đó, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp lại thông tin về hóa đơn để tiến hành kiểm tra hoặc cơ quan thuế tự động tra cứu, đối soát thông tin về hóa đơn được lưu giữ trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.
2. Điều kiện được khấu trừ thuế khi kê khai hóa đơn điện tử
Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC có quy định các khoản chi được khấu trừ thuế, cụ thể:
Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Lưu ý: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
3. Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử khi kê khai thuế
Đa phần hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký trùng nhau. Trường hợp này chỉ cần lấy luôn ngày đó để kê khai thuế.
Tuy nhiên, một số trường hợp hóa đơn điện tử có ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày ngày lập hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định. (theo quy định tại điểm a Khoản 2 Điểu 16 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính)
4. Không thể hủy hóa đơn điện tử đã kê khai thuế
Trường hợp phát hiện sai sót về thông tin đơn hàng, giá tiền,…sau khi hóa đơn đã được lập và kê khai thuế thì các bên không được phép hủy. Thay vào đó, bên bán và bên mua phải tiến hành lập biên bản hoặc có văn bản thỏa thuận ghi rõ những sai sót trên hóa đơn rồi sau đó lập hóa đơn điều chỉnh.
Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đó, hai bên kê khai điều chỉnh chính xác về doanh số, thuế.
5. Có thể sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để kê khai thuế
Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để kê khai thuế. Tuy nhiên, để kê khai thuế thì hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện:
- Phản ánh được đầy đủ thông tin của hóa đơn điện tử gốc.
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
6. Có được hủy hóa đơn đã kê khai thuế?
Trong quá trình lập hóa đơn, nội dung về số lượng, giá bán mặt hàng – dịch vụ, kỳ cước, số tiền…cũng là các thông tin dễ bị sai sót, nhầm lẫn. Đối với trường hợp hóa đơn bị nhầm lẫn nhưng đã kê khai thuế thì doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Cụ thể, doanh nghiệp cần lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh tăng – giảm số lượng hàng hóa, thuế suất, giá bán, thuế giá trị gia tăng, đồng thời có đầy đủ thông tin chú thích về hóa đơn được điều chỉnh như số, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
Khi kê khai hóa đơn điện tử điều chỉnh, một số doanh nghiệp cũng thắc mắc rằng nếu lập hóa đơn điều chỉnh cho một hóa đơn gốc lập trước đó thì hóa đơn điều chỉnh sẽ được kê khai thuế vào tháng lập hóa đơn gốc hay tháng lập hóa đơn điều chỉnh. Thông thường, theo nghiệp vụ kế toán thì hóa đơn được lập vào tháng nào sẽ kê khai vào tháng đó. Hóa đơn điều chỉnh cũng không phải ngoại lệ, tức là sẽ được kê khai vào tháng lập hóa đơn điều chỉnh thay vì tháng lập hóa đơn gốc.
