Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký thành lập công ty theo đúng quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục thành lập văn phòng đại diện ở các tỉnh, thành phố khác trong nước cũng như nước ngoài. Vậy hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào? Trước khi liên hệ với các cơ quan chức năng để có thể thành lập văn phòng đại diện, hãy để Luật Blue giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về các loại hình văn phòng ủy quyền này.
Luật Blue – Tư vấn thành lập văn phòng đại diện tại Kiên Giang
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh. Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Văn phòng đại diện được quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động, không phải đặt cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.
Do đó văn phòng đại diện không có chức năng kinh Doanh, không được phát sinh doanh thu cũng như ký kết hợp đồng với khách hàng mà chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ. Vì vậy, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo hồ sơ và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
Sau khi nhận được thông tin về tên, vị trí đặt, số điện thoại của văn phòng đại diện, người đứng đầu văn phòng đại diện, Luật Blue sẽ soạn hồ sơ và chuyển cho Quý khách hàng ký đóng dấu.
Lưu ý:
Địa chỉ đăng ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty không được là tập thể và nhà chung cư.
Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh các thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ của văn phòng đại diện khác quận, huyện vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Do vậy, doanh nghiệp cần lưu ý việc lựa chọn địa chỉ phù hợp khi thành lập văn phòng đại diện tránh phát sinh thay đổi địa chi khác quận
Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm:
- Thông báo lập văn phòng đại diện;
- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;
- Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ;
- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Sau khi nhận được hồ sơ có đầy đủ chữ ký của quý khách hàng, Việt An sẽ tiến hành nộp hồ sơ và theo dõi cho tới khi ra kết quả cho quý khách.
Bước 3: Hoàn thành thủ tục và trả kết quả cho Khách hàng:
Kết quả khách hàng nhận được khi thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện:
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
- Hồ sơ nội bộ để lưu ở công ty.
Lưu ý:
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
Phần tên riêng trong tên văn phòng đại diện của doanh nghiệp không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”. Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. - Theo Nghị định 139/2016/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2017 quy định về lệ phí môn bài thì văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện kê khai nộp thuế môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm. Tuy nhiên, theo Công văn số 658/TCT-CS của Tổng cục thuế (có tính chất tham khảo) cũng nêu rõ đối với trường hợp Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài; trường hợp Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định. Thực tế Văn phòng đại diện không phát sinh hoạt động kinh doanh được vì vậy không phải nộp thuế môn bài theo quy định tại Nghị định 139/2016/TT-BTC.
Trên đây là nội dung các công việc mà Quý khách hàng sẽ phải triển khai khi tiến hành thành lập văn phòng đại diện. Nếu có thắc mắc, khách hàng vui lòng liên hệ tới Tư vấn Luật BLue để được hỗ trợ. Trân trọng./.
