Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 thì hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy từ ngày 01/11/2020. Vậy khi sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý những gì? bài viết hôm nay Tư vấn Blue xin được gửi đến quý vị nội dung về những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử như sau.
Hình minh họa
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn..)
– Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
– Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được tình trạng này do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu và thường xuyên cập nhật nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.
Một số quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử
Quy định chuyển tiếp hóa đơn điện tử và các điều kiện cần đảm bảo để hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp là những nội dung đáng chú ý nhất khi doanh nghiệp bắt đầu áp dụng hình thức này.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng về thời gian và chi phí, đồng thời giúp cơ quan thuế kiểm soát tốt hơn.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, người nộp thuế có thể gặp phải vấn đề vướng mắc cần được giải đáp. lưu ý 03 trường hợp thường gặp để người nộp thuế tham khảo trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:
– Nghị định 119/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực đã góp phần thúc đẩy doanh nghiệp chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trong bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Đa số doanh nghiệp áp dụng hình thức này đều ghi nhận những lợi ích rõ rệt về thời gian, chi phí, nhân lực so với hóa đơn giấy truyền thống. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử còn giúp công tác quản lý doanh nghiệp của cơ quan thuế trở nên thuận tiện hơn.
– Để giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, đã có một số lưu ý quan trọng người nộp thuế nên tham khảo trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử sau đây.
Thứ nhất là quy định về chuyển tiếp sang hình thức hóa đơn điện tử. Trường hợp người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC và người nộp thuế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, tự in, hoặc mua của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 1/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31/10/2020.
Thứ hai là quy tắc về danh mục hàng hóa bán ra khi xuất hóa đơn điện tử. Cục thuế cho biết, doanh nghiệp cần đảm bảo khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra nhằm đảm bảo nguyên tắc thông tin chứa trong hóa đơn có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng hóa đơn điện tử kèm theo bảng kê nhưng không có danh mục hàng hóa thì không được công nhận là có đầy đủ giá trị pháp lý.
Ba là, trên hóa đơn điện tử phải có đầy đủ nội dung theo quy định tại Điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính, cụ thể: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Thông tin người bán (tên, địa chỉ, mã số thuế); Thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế); Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn; Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Nếu quý vị cần tư vấn thêm các vấn đề về hóa đơn điện tử vui lòng liên hệ ngay đến công ty Tư vấn Blue để được đội ngũ nhân viên tư vấn miễn phí.
