Nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu tìm hiểu về hóa đơn điện tử đều thắc mắc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì, ưu nhược điểm ra sao, khác biệt như thế nào so với hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây Tư vấn Blue Kiên Giang sẽ gửi đến quý vị những điểm mới của hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.
Hình minh họa
Khái niệm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được Tổng cục thuế cấp cho một mã xác thực và số xác thực riêng biệt được mã hóa, tạo và cung cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế dựa trên thông tin hóa đơn của từng doanh nghiệp.
Ngoài ra, trên một số mẫu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế còn có thêm mã vạch hai chiều QR. Với mã QR này, khách hàng nhận hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc các loại thiết bị có khả năng đọc mã vạch để kiểm tra thông tin có trên hóa đơn nếu có tài khoản cấp bởi Tổng cục Thuế.
Điều kiện để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Một trong những lý do các doanh nghiệp đã biết tới hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng chưa áp dụng là doanh nghiệp không nắm được điều kiện để đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì, có phức tạp hay không. Trên thực thế, chỉ cần đảm bảo 3 điều kiện dưới đây thì doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Doanh nghiệp sở hữu chứng thư số còn hiệu lực theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp đảm bảo khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet ổn định.
- Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp thực hiện các bước đăng ký như sau:
Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) qua trình duyệt website, sử dụng chứng thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này. Nội dung thông tin đăng ký doanh nghiệp cần làm theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Cơ quan Thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong thời gian 01 ngày kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Tài khoản này sau đó có thể sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ như đăng ký phát hành, lập và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực.
Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ lý do chưa được chấp nhận.
Trong quá trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể liên hệ các đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn để biết rõ vướng mắc mà doanh nghiệp thường gặp phải khi đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì, cách giải quyết ra sao.
Những điểm mới của hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:
Ngoài những thông tin cơ bản của hóa đơn hiện hành, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế thể hiện thêm một số thông tin sau:
– Số hóa đơn xác thực: là dãy số có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Mã xác thực: là chuỗi ký tự được mã hóa và được cấp bởi hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.
– Mã vạch hai chiều: có cấu trúc theo quy định của Tổng cục Thuế, hỗ trợ đọc và kiểm tra nhanh thông tin trên hóa đơn.
Một số quy định khác liên quan đến hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:
– Hóa đơn phải có chữ ký điện tử của người bán trước khi được cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực.
– Chữ ký của người mua: Trường hợp người mua có chữ ký điện tử, người mua có thể ký điện tử sau khi hóa đơn đã được xác thực (nếu cần).
– Trong ký hiệu mẫu số hóa đơn (mẫu hóa đơn) doanh nghiệp sử dụng ký tự số “0” để thể hiện số liên hóa đơn, trên hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải có tên liên hóa đơn.
– Doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sau khi đăng ký phát hành thành công tại phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) (Theo quy định hiện hành đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn sau khi thông báo phát hành với cơ quan thuế 05 ngày).
– Các Doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho hình thức hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
– Doanh nghiệp là người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra kết quả xác thực hóa đơn bằng cách truy cập trang thông tin điện tử ngành Thuế và nhập các thông tin về hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
Việc áp dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian đăng ký phát hành hoá đơn mới và báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn. Ngoài ra, hoá đơn xác thực sẽ giúp giảm chi phí quản lí cho doanh nghiệp trong việc in, phát hành, vận chuyển, bảo quản và lưu trữ hoá đơn. Hơn nữa, hiện nay 95% doanh nghiệp đã sử dụng kê khai thuế qua mạng nên doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng hạ tầng công nghệ thông tin đã có để sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nếu sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư xây dựng riêng hệ thống cấp phát hoá đơn điện tử.
Hình ảnh minh hoạ hoá đơn điện tử có mã xác thực:
