Thị trường chữ ký số đang dần sôi động trong vài năm trở lại đây, thị trường chữ ký số tại Việt Nam mới bước vào giai đoạn phát triển, Nhưng để tránh những rủi ro không đáng xẩy ra khi sử dụng chữ ký số trong các hoạt động, quý vị cần nắm rõ được những vấn đề liên quan đến chữ ký số. Để quý vị hiểu thêm bài viết hôm nay Tư vấn Blue Kiên Giang xin đề cập đến vai trò của chữ ký số trong doanh nghiệp và các ứng dụng của chữ ký số.
Hình minh họa
Vai trò của chữ ký số
Chữ ký điện tử hay chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản: word, excel, pdf…; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Chữ ký số được hiểu như con dấu và chữ ký của doanh nghiệp. Vì vậy, nó không những chỉ dùng trong việc kê khai thuế, mà người sử dụng còn có thể sử dụng trong tất cả các giao dịch điện tử với mọi tổ chức và cá nhân khác.
Chữ ký số có thể sử dụng trong các giao dịch thư điện tử, các e-mail, để mua bán hàng trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như với các tài khoản Visa, Master.
Ngoài ra, chữ ký số cũng có thể dùng để kê khai, nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian đi in các tờ khai, đóng dấu đỏ của công ty rồi đến cơ quan thuế xếp hàng để nộp tờ khai này.
Chữ ký số giúp cho các đối tác có thể ký hợp đồng làm ăn hoàn toàn trực tuyến không cần ngồi trực tiếp với nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua e-mail.
Tình hình sử dụng chữ ký điện tử trong doanh nghiệp
Một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo tính xác thực của hợp đồng trên môi trường điện tử là chữ ký điện tử. Theo “Báo cáo tình hình phát triển và ứng dụng chữ ký số tại Việt Nam năm 2018”, tính đến thời điểm 31/3/2018 có:
– 648.130 tổ chức, doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc, các chi nhánh sử dụng chữ ký số trong lĩnh vực thuế, tăng 39.917 tổ chức, doanh nghiệp so với năm 2016;
– 142.093 doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong hoạt động trong lĩnh vực hải quan, tăng 34.251 doanh nghiệp so với năm 2016;
– 441.096 doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong kê khai bảo hiểm xã hội, tăng 231.678 doanh nghiệp so với năm 2016.
Các nhà cung cấp chữ ký điện tử hiện nay ở Việt Nam
Tính đến nay, tại Việt Nam đã có 9 doanh nghiệp được Bộ TT & TT cấp phép triển khai dịch vụ chữ ký số công cộng bao gồm: VINA-CA, VIETTEL-CA, BKAV-CA, VNPT-CA, NEWTEL-CA, NACENCOMMSCT-CA, FPT-CA, CK-CA và SAFECERT-CA
Các vấn đề cần quan tâm khi sử dụng dịch vụ chữ ký điện tử từ các nhà cung cấp
Người sử dụng “ký số” trên các tài liệu trực tuyến bằng cách tạo ra một khóa riêng với thiết bị sinh khóa gọi là “token key” do nhà cung cấp phát hành. Thời gian đăng ký sử dụng chữ ký số tùy thuộc vào người dùng, thường từ 1 đến 3 năm. Hết thời gian này, người dùng cần thực hiện gia hạn nếu muốn tiếp tục sử dụng. Nắm bắt được việc này, các đại lý, tổ chức bán chữ ký số đã tận dụng nhiều ‘kỹ xảo’ khiến người dùng phải chuyển đổi nhà cung cấp, mua chữ ký số do họ phát hành.
Hình thức thường thấy là khách hàng sẽ bị nhận những cuộc gọi thông báo hết hạn chữ ký số và cần gia hạn mới. Hoặc khách hàng sẽ được thông báo là token đang dùng không còn hiệu lực sử dụng, cần phải đổi mới hoặc đăng ký lại. Người bán sẽ đến tận nơi đổi, “thu hồi” token chữ ký số và thay bằng token họ cung cấp. Không chỉ bằng điện thoại, email cũng được những người bán tận dụng để biến thành thông báo của cơ quan nhà nước giả với nội dung gia hạn chữ ký số, kèm thông tin liên lạc. Những thông báo giả này đương nhiên không được gửi từ các cơ quan nhà nước, như Tổng cục Thuế, Cục Hải quan…
Tinh vi hơn, ở những phần mềm khai báo cần thông tin xác nhận chữ ký số như phần mềm đầu cuối khai báo thuế điện tử, hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, khách hàng khi sử dụng chữ ký số không đúng với chữ ký số do nhà cung cấp phần mềm này chỉ định sẽ nhận được thông báo lỗi chữ ký số hoặc chữ ký số không tương thích.
Trong những trường hợp này, người dùng cần tỉnh táo để liên lạc ngay với nhà cung cấp chữ ký số đang sử dụng và nhận tư vấn về thời gian hết hạn, cách khắc phục để sử dụng chữ ký số thành công. Đồng thời, người dùng phải kiểm tra thông tin trên token key về thời gian phát hạn, hết hạn và những thông tin liên quan, kết hợp kiểm tra lại chính xác địa chỉ email, số điện thoại của nhà cung cấp. Trong trường hợp trực tiếp gặp người bán chữ ký số, người dùng cần kiểm tra thông tin và con dấu trên giấy giới thiệu làm việc.
Đặc biệt, trong các dịch vụ công của nhà nước như hải quan điện tử hay thuế điện tử, người dùng còn nên lưu ý đến tính “hợp chuẩn” của chữ ký số. Theo quy định của cơ quan Hải quan và cơ quan Thuế, chữ ký số hợp chuẩn là chữ ký số của nhà cung cấp được Bộ TT&TT cấp phép.
